‘We hebben de grenzen opgezocht van wat mogelijk is’

‘We hebben de grenzen opgezocht van wat mogelijk is’

Hoe het Zeeuwse waterschap weer grip kreeg op zijn inhuurproces

Als je civiele techneuten wilt inhuren kom je al snel terecht bij een ingenieursbureau. Maar hoe voorkom je dat je te afhankelijk van hen wordt en ze kunnen vragen wat ze willen, terwijl ze bieden wat je juist níet wilt? Bij waterschap Scheldestromen hebben ze daar wat op gevonden. En meteen een grote sprong in efficiency bereikt.

‘Een soort wurggreep’. Het klinkt wat dramatisch, en zo is het niet bedoeld, haast Evelien Lievens zich te zeggen. Maar de bedrijfsmedewerker van het Ingenieursbureau van waterschap Scheldestromen kijkt toch tevreden terug op het traject dat haar team de afgelopen jaren heeft doorlopen. Was het bureau eerst ‘overgeleverd aan de grillen van de leveranciers’ met wie in het verleden vanuit een raamovereenkomst werd gewerkt, nu is de inhuur van civieltechnische medewerkers flink verbeterd, zegt ze. De procedure is helderder en efficiënter, de organisatie is meer in control.

Hoe dat zo gekomen is? Eerst maar even een stukje achtergrond. Waterschap Scheldestromen regelt – kort gezegd – al het water in heel Zeeland. De organisatie beschermt de totale provincie met sterke dijken tegen overstromingen, en zorgt daarnaast voor een juist waterpeil in de sloten, schoon en gezond oppervlaktewater, afvalwaterzuivering en wegen. Het waterschap voor alle Zeeuwen bestaat sinds 2011, toen twee eerdere waterschappen samen gingen.

Flexschil

Het Ingenieursbureau van waterschap Scheldestromen bereidt civiel technische projecten voor en begeleidt de uitvoering in opdracht van de afdelingen. Dit doet het ingenieursbureau met een vaste club medewerkers die aangevuld worden met inhuurmedewerkers in een flexschil. Die ingehuurde medewerkers kwamen oorspronkelijk binnen via drie externe ingenieursbureaus met wie het waterschap daarvoor een raamovereenkomst had.

Maar het team van het ingenieursbureau van het waterschap merkte meer en meer dat die samenwerking niet altijd tot optimale resultaten leidde. Niet altijd kwam de beste kandidaat voor de klus binnen, maar vaak was het degene die het bureau toevallig beschikbaar had. Verder kreeg het Ingenieursbureau maar moeilijk grip op de tarieven. Bovendien was niet altijd duidelijk of de mensen die aan het werk waren, wel de juiste papieren hadden. ‘Wij zaten te veel in een afhankelijke positie; kregen maar moeilijk grip op het inhuurproces’, aldus Lievens. ‘Ik vroeg me regelmatig af: zijn we wel in control, zowel juridisch als financieel, maar zeker ook wat betreft de kwaliteit van de inhuurmedewerkers?’

Programma van Eisen, inhuur

Lievens besloot met alle belanghebbenden in de organisatie in gesprek te gaan. Daarnaast oriënteerde zij zich bij andere organisaties. Dit resulteerde in de keuze voor een behoorlijk andere benadering. ‘Wij besloten dit niet op te pakken als een civieltechnisch, maar als een inhuurvraagstuk. Wij zagen met name risico’s in het inhuurproces, en niet zozeer in het vinden van civiele techneuten. Techneuten vinden is namelijk niet het enige onderdeel van de inhuur. Het inhuurproces efficiënt en kwalitatief op orde krijgen? Dat is minstens zo belangrijk.’

Na uitvoerig intern overleg, werd besloten een aanbesteding op te starten voor de bemiddeling van tijdelijk personeel op het gebied van civieltechnische ingenieurswerkzaamheden. Wat volgde was een intensief proces om het Programma van Eisen vast te stellen. Want wat moest daar precies in staan?

Om dat duidelijk te krijgen, hielp Corné van der Linde van Labor Redimo een flinke hand mee. ‘Dit proces had meer voeten in de aarde dan voorzien’, aldus Lievens. ‘De bestaande raamovereenkomsten werden met nog eens met 3 maanden verlengd, om een goed programma van eisen te kunnen maken.’

Maar het duurde misschien iets langer dan gepland, het is uiteindelijk wel gelukt, blikt ze terug. ‘Wij wilden het strak regelen. Samen met Labor Redimo hebben we daarom heel heldere voorwaarden gesteld. Zó strak zelfs, dat de inkoper me op een gegeven moment belde dat hij bang was dat niemand erop zou inschrijven.’

Vaste opslagtarief op inhuurtarief

Die angst bleek onterecht: drie partijen schreven in op de aanbesteding. De raamovereenkomst werd vervolgens gegund aan Myflex, een onderdeel van Brainnet.

En dat werkt nu naar tevredenheid, zegt Lievens. ‘Ik wilde dat er geen enkel belang meer was om duurdere kandidaten naar voren te schuiven als dat niet nodig is. Daarom werken we nu bijvoorbeeld ook met een vast opslagtarief per uur. Myflex is verplicht om te onderhandelen op zo laag mogelijke tarieven voor de kwaliteit die wij vragen. Ze bewaken ook of de tarieven marktconform zijn. Wij schrijven een profiel aan hen, waarna zij op zoek gaan. In het programma van eisen is bepaald dat geen eigen medewerkers aangeboden mogen worden, zodat Myflex geen belang heeft bij de kandidaat die wij uiteindelijk selecteren. Het kan zijn dat ze dan uitkomen bij iemand van dezelfde ingenieursbureaus als met wie we eerst een raamovereenkomst hadden. Dat gebeurt ook wel en dat is prima. Maar nu weten we wel zeker dat het dan gaat om de beste mensen, tegen de beste tarieven.’

Door de nieuwe werkwijze krijgen alle professionals evenveel kans om bij het waterschap aan een opdracht te werken, stelt Lievens. ‘Bovendien komen wij nu in contact met kandidaten die wij anders misschien nooit hadden gezien.’

Inhuur weer in control

Ook het gevoel in control te zijn is sterk toegenomen, zegt ze. ‘Rondom inhuur zitten veel risico’s. In het verleden hadden wij deze onvoldoende in beeld. Ook wel logisch. Voor ingenieursbureaus is inhuur niet hun core business. Voor een partij als Myflex wel.’

Tevreden kijkt Lievens ook terug op de rol van Labor Redimo, als onafhankelijke sparringpartner in het hele proces. ‘Gaandeweg werd me duidelijk dat we goed advies kregen’, zegt ze. ‘Vooral het ongevraagd advies was waardevol. We hebben samen gekeken naar het hele proces. Wat is inhuur? Wat zijn diensten? Wat besteden we precies uit? Wat moeten we goed omschrijven? Wat niet? En hoe ver mag je daarin gaan? Dat is nu scherper afgebakend. We hebben de grenzen opgezocht van wat mogelijk is. Niet om boefje te spelen, maar in het belang van het waterschap. Wat moeten we omschrijven om bij de uitvoering van het contract zo efficiënt mogelijk te werken?’

‘We weten nu precies wanneer en waarom we meer betalen, en waarom minder. Er is één loket, en daar gaat alle inhuur langs. Nee, het is nu echt een mooi en gedegen contract om te managen.’

About the Author:

Siep helpt organisaties met hun wervingstrategie, opstellen van tenderdocumenten, onderhandelingen, implementatie van contracten, contractmanagement en compensation & benefits.

Geef een reactie