Zeven valkuilen bij invoering marktplaatsen voor externe inhuur

De praktijk van deze marktplaatsen is echter stukken weerbarstiger dan veel leveranciers u doen geloven. Organisaties worstelen met de invoering van marktplaatsen en genoeg projecten ‘mislukken’, komen niet uit de pilotfase en halen daarom niet het beloofde rendement. Hoe kan dit? Werkt het concept dan niet of ligt het ergens anders aan? Dit komt volgens ons omdat organisaties de verkeerde aanpak hanteren. Hoe voorkomt u om fouten te maken die anderen al voor u maakten? In dit artikel zetten Eric Sessink en Marc Brugman de succesfactoren en valkuilen voor een geslaagde marktplaats-invoering voor u op een rijtje.

Dé belangrijkste succesvoorwaarde van een marktplaatsinvoering is het besef dat marktplaats veel meer is dan alleen het kopen van een zo goedkoop mogelijke inkoopinstrument of softwarepakket. Of het zien als een klein proefproject. Ook Inkoop – zonder HRM – de opdracht geven een zo goed mogelijk systeem aan te schaffen zonder de brede consequenties werkt niet.

Het inzetten van marktplaats is onderdeel van een bedrijfsstrategie die een organisatie diep zijn geledingen raakt. Het is boven alles een cultuurveranderingstraject. Het is een strategie gericht op het realiseren van de lange termijndoelstellingen van een organisatie. Natuurlijk kijkt men ook naar verbeteringen die op korte termijn haalbaar zijn, maar als een organisatie de arbeidsmobiliteit wil verbeteren is er meer nodig. Een slimmer inhuurproces is blijvend en werkt het beste als het onderdeel is van een breed mobiliteitsproces. Natuurlijk zijn er wel financiële ‘quick wins’ te behalen, maar structureel betere resultaten in kwaliteit en geld worden daarmee niet altijd gehaald.

Wil een bedrijf echt succes boeken met een marktplaats, dan moet men ook zeer beducht zijn op een aantal valkuilen. Deze valkuilen vormen samen de zeven doodzondes of valkuilen van marktplaats-implementaties. Bedrijven die in deze valkuilen stappen kunnen een succesvolle afloop van hun project wel vergeten. De invoering van een marktplaats-concept betekent een langdurig veranderingsproces dat veel doorzettingsvermogen vereist. Een klus die niet onderschat moet worden en niet van vandaag op morgen geklaard is. UWV startte eind 2007 als eerste overheidsorganisatie met een proef gebaseerd op het marktplaatsconcept. Het doel was kosten voor externe inhuur fors te verminderen door zo veel als mogelijk direct zaken doen met degene die uiteindelijk het werk doet. De interne klanten waren dermate ontevreden over de grote contracten dat massaal buiten de centrale contracten werd ingekocht. Herkent u dit? Ook nam UWV deels afscheid van de veronderstelling dat een klein aantal raamovereenkomsten gebaseerd op zo groot mogelijke volume altijd voor de beste tarieven zorgt. Centraal kwam te staan: hoe kom ik aan beste professional tegen marktconforme tarieven en het maakt minder uit via welke leverancier. Dat betekende een cultuuromslag, een andere rol voor inkoop en voor HRM en nog belangrijker: de uiteindelijke beslisser / interne klant. Pas na een klein jaar is overgegaan tot de invoering van een systeem voor de langere termijn, die de marktplaatsprocessen deels ondersteunde.

De Dutch Sourcing Award toont aan dat deze aanpak zeker kansen biedt, maar de toelichting bij de Award geeft ook tegelijkertijd aan dat er ook aandacht moet zijn voor de valkuilen, een aspect waar in haast om een marktplaats te implementeren soms wordt overheen gestapt.

De aanhouder wint, ook bij marktplaatsconcepten, maar de vraag is of de oorspronkelijke doelstellingen ook daadwerkelijk worden behaald. Het is een groeiproces die jaren kost, maar zoek de oplossing niet in alleen een systeem.

Ongeveer vijftig overheidsorganisaties werken inmiddels met het concept. Echter een handvol organisaties hebben het veranderingstraject goed en breed ingezet. Recente enquête bij deze kleine kopgroep geeft aan dat enerzijds hun interne klanten positief verrast zijn over de kwaliteit van de externe professionals en anderzijds de directe en indirecte kostenbesparingen rond de 25% liggen. Het kan dus blijkbaar wel, maar de vraag is hoe. Wie bereikt wel die pot wel met goud en wie niet? En waarom deze verschillen?

Op basis van onze gecombineerde ervaring op het gebied van HR en inkoop hebben wij de volgende zeven valkuilen benoemd die van belang om te erkennen alvorens men daadwerkelijk start met een invoering. Deze ervaring is ook gebaseerd op de ervaringen van de marktplaatsimplementaties die wij hebben gedaan.

Veel organisaties roepen nu, in navolging van andere organisaties, “wij willen ook een marktplaats”. Waarom men met marktplaats aan slag wil (aanleiding), wat men daarmee wil bereiken (doelstellingen) en of het überhaupt geld oplevert (business case) is vaak niet duidelijk. Is kostenbesparing de driver, of wil de organisatie de beste professionals selecteren? Markt- en probleemanalyses worden niet uitgevoerd en de marktplaats wordt als ‘me too’ project snel opgestart. Andere organisaties doen immers ook aan marktplaats en kostenbesparingen op externe inhuur klinkt natuurlijk altijd goed. Een goede startpositie voor een marktplaats- programma ontbreekt. Te vroeg in het inhuur-proces kijken naar marktplaats-applicaties levert weinig tot niets op, maar wel kosten en afhankelijkheid van een leverancier en/of systeem. Eerst weten welke agenda / uitdagingen uw organisatie kent, welke kennis, kunde en competenties heeft u al aan boord, de processen (inkoop, HR, recruitment) duidelijk in kaart brengen. Over welke aantallen hebben we het? Hoeveel geld gaat er mee om? Welk systeem past in het brede landschap van uw organisatie? Er zijn systemen die voortkomen uit inkoop, aanbesteden of contract management. Er zijn systemen die HR-processen versterken. Er zijn ook marktplaatssystemen die vooral de administratieve afhandelingen automatiseren. Het inzetten van inhuur wordt niet door de applicatie bedreven, maar door de organisatie. Het in huis hebben van een marktplaats-applicatie wil niet zeggen dat er vanuit effectief en efficiënt gewerkt wordt, laat staan geld wordt bespaard.

Meestal gaan organisaties direct aan de slag met het selecteren van een softwarepakket zodra ze willen beginnen aan een marktplaats. Het groeiend leger van softwareleveranciers komt graag zijn producten aanprijzen en verkooppraatjes worden voor zoete koek geslikt. Wat de organisatie met het marktplaats-pakket gaat doen is nog niet duidelijk, maar dat is geen probleem: het is goedkoop en binnen een dag geïmplementeerd. Men bekijkt later wel voor welke doeleinden, klanten, bedrijfsprocessen en afdelingen het marktplaats-pakket ingezet gaat worden. Helaas blijkt na enige tijd dat afdelingen en medewerkers het marktplaats-systeem niet willen en/of kunnen gebruiken. En nog belangrijker: uw leveranciers haken af. De goedkoopste systemen zijn vaak niet erg gebruiksvriendelijk. Niet voor de bediening, maar ook niet voor de leveranciers. Als de markt weer aantrekt zullen de beste professionals uw organisatie links laten liggen. Men verwart middel met doel en dat is niet slim want ‘a fool with a tool is still a fool’. Het kiezen van een applicatie hangt niet alleen van de applicatie zelf af, maar ook van de leverancier. Naast de continuïteit van de leverancier is ook de bestaansduur van belang. Zeker in de relatief nieuwe marktplaats-markt zal er nog een uitkristallisatie van de leveranciers en systemen plaats gaan vinden, waarbij vooral de innovatief beste leveranciers zullen overleven. En vooral die systemen die als “best of breed” makkelijk in- en aanpasbaar zullen zijn in ICT-landschappen.

Begrijpt de softwareleverancier de problematiek die speelt bij een specifieke organisatie en kan de applicatie uw organisatie op maat ondersteunen tegen acceptabele kosten? Herkent en erkent de leverancier de relatie tussen inkoop en HR? En bieden de systemen de mogelijkheden die daarvoor nodig zijn?

De kosten voor het implementeren zit niet alleen in de aanschaf van een marktplaats-applicatie. Onderzoeken van vergelijkbare systemen hebben uitgewezen dat de totale kosten op kunnen lopen tot een factor 10 van de licentiekosten. Deze zijn terug te vinden in implementatiekosten, koppelingen met backoffice, onderhoudskosten, eventuele nieuwe hardware, trainingen en personeelskosten van mensen die zich bezig houden met de implementatie i.p.v. hun dagelijkse werkzaamheden. Er moet echter niet alleen gekeken worden naar wat het kost, maar vooral naar wat het opbrengt. Stel daarom de doelen van een marktplaats implementatie vast. Kijk naar kosten en opbrengsten.

Het concept Marktplaats is leuk, maar het moet vooral niet te lang gaan duren. Time-to-market is het toverwoord en de terugverdientijd moet kort zijn. Directies hebben haast want er moet op korte termijn gescoord worden. Haastige spoed is echter ook hier zelden goed. Marktplaats is een bedrijfsbrede werkwijze. Het per afdeling bekijken en hanteren van inhuurprocessen is dus af te raden. Veel managers waren gewend zelfstandig in te huren en houden niet van “pottekijkers”. Een eenduidige, uniforme, robuuste werkwijze moet opgezet gaan worden met voldoende ruimte voor decentraal maatwerk. Veel organisatie doen het implementeren van marktplaats-concepten er maar even bij’. Baat het niet, dan schaadt het niet. De invoering van marktplaats krijgt dan niet die prioriteit van de directie die het verdient. Marktplaats vraagt tijdelijk om meer capaciteit, kennis en geld en dat willen of kunnen bedrijven niet vrijmaken. Durf en wil om te veranderen zijn ver te zoeken in de organisatie. Het management zegt dat zij interne mobiliteit willen bewaken en externe inhuur willen managen maar handelt daar niet naar. Commitment van de top ontbreekt. Afdelingen, mensen en organisaties werken verzuild en slecht met elkaar samen. De wil om er samen iets van te maken ontbreekt. Het marktplaatsprogramma sterft dan ook een langzame dood. Zonde van al die moeite. Even slikken en op naar de volgende klus!

In het kader van een snelle implementatie wordt vaak gekeken naar een standaard oplossing van een leverancier. Vaak is het inhuurvolume echter relatief beperkt. Om in de markt iets te kunnen betekenen is het dan noodzakelijk om breder een gezicht naar markt te maken, zowel voor vaste banen, als voor inhuur derden. Met de toenemende schaarste in de markt is het van belang dit tijdig te onderkennen. Helaas wordt dit in de haast om tot ‘besparing’ te komen vergeten.

Marktplaats invoeren is lastig en dat doe je niet iedere dag. Organisaties huren dus tijdelijk capaciteit en kennis in. Dat is een verstandige zet. Alleen maken bedrijven vaak de fout om direct een groot consultancybureau in te huren. De meeste grote adviesbureaus zijn namelijk niet onafhankelijk, want ze treden ook op als vertegenwoordiger en implementiepartner van grote softwarepakketten. De shortlist met potentiële marktplaats-pakketten is dus al snel bekend. Voor je het weet zit je met een te groot en te duur marktplaats-pakket opgescheept en verbouwt een leger van junior consultants tegen seniortarieven het standaard pakket tot maatwerkbouwval. Organisaties hebben ook verschillende soorten advies nodig. Het transformeren van de P&O of inkoopafdeling is bijvoorbeeld heel iets anders dan het invoeren van een marktplaats-pakket. Het schaap met de vijf poten bestaat ook niet in marktplaats-land. Bedrijven moeten beter opletten voor welke doeleinden men welke adviseurs in huis haalt. Kwaliteit is dun gezaaid, ook op dit gebied.

Naast de processen en de applicatie moet ook de menselijke kant niet vergeten worden. Het is van belang om van af het begin iedereen om de hoogte te stellen van wat er gaande is (een marktplaats-implementatie), waarom en hoe. Tussentijdse succesfactoren moeten gemeld worden om ook bedrijfsbreed commitment te krijgen. Marktplaatsdoelstellingen werken alleen als een ieder zijn of haar rol en verantwoordelijkheid neemt. Ook moet weerstanden vroegtijdig geadresseerd en weggenomen worden: “ik heb toch mijn eigen verantwoordelijkheid en budget en nu gaan jullie me controleren”, “het gaat al jaren goed zo”, “Inkoop en HR snappen helemaal niet waar ik mee bezig ben, maar lopen me nu wel voor de voeten”. Onze ervaring leert dat tijdens een implementatie drie groepen . Een kleine groep is uitermate positief, eveneens een kleine groep zeer negatief, maar het overgrote gedeelte nog geen mening heeft. Het is dus uitermate belangrijk dat die grootste groep bij de positieve groep gaat horen. Uw marktplaats-pakket zal dan ook altijd op maat bij uw organisatie moeten passen. Met minder zouden we geen genoegen moeten nemen.

Na het live gaan is het zeer goed mogelijk dat er direct verval intreedt. Dit gebeurt als er niet continu en systematisch gewerkt wordt met het systeem. Ook management moet laten zien er mee te werken, er moet direct ingegrepen worden als iemand het systeem niet gebruikt en disfunctionaliteiten moeten direct opgepakt worden om acceptatie bij de gebruikers te vergroten. Marktplaatssysteem begint pas bij de live-datum. Vanaf dat moment wordt er door iedereen met de applicatie gewerkt en kan het slagen of uitlopen op een deceptie. Direct opleiden van nieuwe medewerkers, upgrades en/of nieuwe releases direct installeren, goed systeembeheer en actief applicatiebeheer zijn minimumvoorwaarden om te komen tot een succesvol marktplaats proces. Dit leidt er namelijk toe dat het gebruikt gaat worden en dat men het blijft gebruiken.

Als het over marktplaats gaat dan is een doordachte, grondige aanpak de sleutel tot succes en is “bezint eer ge begint” zeker op zijn plaats. Dit is een open deur, maar meteen onthutsend hoe vaak deze open deur wordt gemist. De vraag die als eerste beantwoord moet worden is of marktplaats voor uw organisatie wel het juiste antwoord is. Marktplaats is namelijk geen medicijn voor alle kwalen en zeker niet in alle situaties de beste oplossing. Aan de andere kant kan de invoering van een marktplaats u helpen uw interne en externe mobiliteitsdoelstellingen te behalen en biedt het wellicht nieuwe kansen waaraan u nog niet eerder gedacht heeft.