De implementatie van een broker, MSP, VMS of RPO is een verandertraject. Dat staat of valt met een goede voorbereiding. Onderstaand de vijf stappen van een implementatie en twee belangrijke aandachtspunten.

Klik hier voor de definitie van broker, MSP, VMS of RPO.

Activiteiten uitbesteden lijkt misschien niet al te moeilijk, elk jaar weer zijn er implementatietrajecten die mislukken. Dit kost geld, tijd en mensen hun baan. Een nieuwe inhuurdesk, broker, MSP, VMS en/of RPO inschakelen is dan ook een verandertraject dat met zorg moet worden voorbereid.

Van de “WHY tot en met implementatie” in 5 stappen

Die voorbereiding bestaat standaard uit een drietal stappen, die zijn opgenomen in onderstaand flow-schema. Na de uitbesteding (het inkooptraject) is het lastig om de koers nog te veranderen. Als de eerste drie stappen met voldoende diepte zijn uitgevoerd en de belangrijkste interne stakeholders geven akkoord, verloopt de inrichting en implementatiefase meestal erg vlot, conform planning.

In de WHY-fase, moet je je serieus afvragen wat een organisatie aan uitbesteding heeft. Wat levert het op? Bedenk daarbij ook wie je in eerste instantie op het idee heeft gebracht. Een andere belangrijke afweging is: wanneer ga je eraan beginnen? En kan het project wel voldoende aandacht en prioriteit krijgen?

In de initiatiefase geeft de opdrachtgever een glasheldere opdracht, en vertelt wat de scope en uitgangspunten van het project moeten zijn. Een team of enkele stafleden werken de oplossingsrichtingen verder uit, maken een businesscase, en vragen aan de belangrijkste stakeholder wat ze van de oplossingsrichtingen vinden. Dan volgt besluitvorming waarbij eventuele weerstand of genoemde risico’s expliciet en open op tafel komen.

Tijdens de inrichtings- en uitbestedingsfase ga je een slag dieper. Om de wensen en eisen goed te kunnen uitwerken, moet je eerst de strategie weten, de werving- en inkoopmodellen die de organisatie kent. Je moet van tevoren de fasering en implementatieaanpak bepalen. Ten eerste omdat de externe bureaus ook een businesscase moeten maken (ze moeten de te verwachten omzet/investeringen inschatten). En ten tweede omdat je duidelijkheid wilt hebben voor je de implementatie start. Het team moet weten wat ze moeten doen.

De inrichtingsfase (alles klaar zetten voor de go-live) is relatief eenvoudig als het team weet wat het moet doen en de belangrijkste besluiten al voor het inkooptraject zijn genomen. Detailbeslissingen moeten in deze fase snel en met daadkracht worden opgepakt. De lijn is in deze fase nog niet echt betrokken.

En dan de laatste fase, de pilot en/of implementatie. Het finale examen. Heeft het team voldoende geleerd? Is de techniek goed? Is de goede implementatiestrategie gekozen? Deze fase is altijd spannend. Maar een goede voorbereiding is het halve werk.

Twee aandachtspunten bij implementatie VMS, ATS, RPO, MSP of broker

Voordat het aanbestedingstraject start, is het goed de risico’s voldoende te analyseren. In elke stap zijn risico’s te benoemen. Een deel daarvan kun je verleggen naar de externe dienstverlener. Maar die externe partij kan niet alle risico’s zelf beïnvloeden. Onderstaand twee van zulke aandachtspunten, die – mits goed uitgevoerd – de kans op een succesvolle implementatie wél sterk vergroten.

#1. Opdrachtgever moet probleemdefinitie en scope glashelder beschrijven
Wij zien vaak dat een inkoop- of hr-afdeling al aan de slag gaat met het inkooptraject terwijl het probleem, de scope en implementatieaanpak nog niet glashelder zijn. Als de koers niet glashelder is voor het team en/of de externe dienstverlener, krijg je veel discussie. Zo’n traject mislukt of loopt dan vertraging op. Deze problemen komen tijdens de inrichtings- of implementatiefase naar boven. Juist of dat moment kost het écht veel geld. Het hele team staat al opgesteld. Demobilisatie en (her)mobilisatie van teams is duur en niet leuk voor alle betrokken partijen. Dat wil je liever voorkomen.

#2 Te weinig mensen betrokken

Aandachtspunt nummer twee is dat HR en/of inkoop te snel gaan of de lijn niet (voldoende) betrekken bij hun plan. Als het voortraject een “staf-feestje” is geweest, voelen lijnmanagers zich overvallen, niet gekend. En terecht! Hoe zou jij je voelen als je te horen krijgt: “Wij (hr/inkoop) hebben een probleem met de compliance en kosten. Wij hebben veel externe partijen gesproken. Wat blijkt: een MSP is voor ons de beste oplossing. Volgend kwartaal moet je aanvragen indienen bij MSP-partij X”

Tijdens de implementatie komt de weerstand dan geheid op. De lijn werkt niet mee door bijvoorbeeld de externe partij te negeren of inhuur te vermommen als uitbesteding of een dienst (ander proces). Ook dit wil je zoveel mogelijk voorkomen. En gelukkig kan dat ook.

Bij twijfel, niet inhalen
Kortom, kies je voor een MSP, broker, RPO, VMS, of ATS, loop dan alle 5 stappen bewust door. En begin nooit aan een uitbestedingstraject als je twijfelt over de kwaliteit van de uitkomsten van de WHY- en initiatiefase.