MSP voor externe inhuur is sinds 2010 een trend

Managed Service Providers (MSP) voor inhuurprocessen is een trend die is overgewaaid vanuit Amerika en Engeland.  MSP Bedrijven zoals Randstad, Staffing Management Services, Adecco zetten zwaar in op deze ontwikkeling. Ze beloven inleners van personeel, Operational Excellente inhuurprocessen, besparingen en grip op inhuur. Voordeel voor de Managed Service Providers is grip op de inlener en een stabiele stroom van directe en indirecte inkomsten.

Tip: klik hier voor een overzicht van MSP partijen.

MSP is een trend. Wat al wel langer bekend is, zijn uitzendbureaus in de rol van makelaar. Toch is dit niet hetzelfde. Uitzendbureaus en nieuwe onafhankelijke MSP’ers duiken het laatste jaar overal op. Deze organisaties ontwikkelen nieuwe uitgebreidere diensten voor meerdere inleensegmenten. En daarbij leveren / gebruiken ze vaak ook hun VMS. Organisaties staan vaker open voor het outsourcen van deze processen. Inkoop en HR vakbladen staan vol over dit onderwerp.   

Bij inleners van personeel is er grote behoefte aan het onder controle krijgen van de inhuurprocessen. Dossiers zijn niet op orde en contracten worden niet of weinig gebruikt. Controle van tarieven, uren en facturen is bewerkelijk. Risico’s zijn onvoldoende onder controle.

Een MSP is een specialist en focust zich op het Operational excellent (efficiënt) maken van inleenprocessen. Vreemde ogen dwingen bepaalde zaken soms beter af. En MSP’ers brengen vaak een redelijk tot goed werkend systeem  (VMS) mee, iets dat bij inleners van personeel vaak niet beschikbaar is.

Stap voor stap MSP voor externe inhuur

Het uitbesteden van processen is niet gemakkelijk. Labor Redimo adviseert inleners van personeel om eerst zelf na te denken over de inleenstrategie en de gewensteInleen Sourcingmodellen. De volgende stap is hoe de processen ingericht moeten worden en welke systeemondersteuning daarbij hoort. Aandachtspunt hierbij is, dat een extra (externe) tussenstap het proces ook bureaucratischer kan maken. Een van de latere stappen is de beslissing of en welke processen en/of activiteiten extern belegd worden.  Deze volgorde van werken is belangrijk.

Efficiënt en goedkoper! Toegevoegde waarde?
Een van de belangrijkere strategische keuzes is of de inlener veel energie en geld wil besteden aan Operational Excellence. Een MSP / VMS kan dit bieden. Maar het is wel een keuze. Een inlener kan prioriteit geven aan de kwaliteit en beschikbaarheid van tijdelijk personeel. Iets wat met efficiënte inleenprocessen meestal niet wordt bereikt. Soms zijn efficiënte inhuurprocessen een randvoorwaarde voor het verbeteren van de kwaliteit en beschikbaarheid van tijdelijk personeel.

Onlangs sprak Labor Redimo hierover met een inlener die de inhuurprocessen lang geleden heeft uitbesteed. De desbetreffende inlener gaf aan dat door de extra schakel het inhuurproces efficiënt en goedkoper is geworden maar dat het geen toegevoegde waarde levert. Gezien de ontwikkelingen op arbeidsmarkt wil deze inlener een ander sourcing(inkoop)model toepassen waarbij meer integratie en samenwerking op het gebied van o.a. de planning en wijze van werven mogelijk is.

Een andere inlener gaf aan dat de inhuurprocessen waren uitbesteed om een verandering tot stand te brengen (grip te krijgen op inhuur). Nu deze verandering dankzij de MSP’er is gelukt, wordt overwogen om een deel van de processen weer zelf te gaan doen zoals het contracteren van de leveranciers van personeel met behulp van raamcontracten. De MSP’er had op meerdere gebieden de regie in handen gekregen. Nu het proces onder controle was wilde de inlener weer zelf de strategie en regierol hebben. 

Scope: welke inhuurprocessen?
Op een hoger abstractieniveau zijn de onderstaande inhuurprocessen te onderkennen.  Wij adviseren inleners om eerst  zelf te bepalen hoe deze processen ingericht moeten worden. En dan te bepalen waar bepaalde processen en activiteiten belegd moeten worden. Ga er daarbij niet vanuit dat een MSP / centrale oplossing altijd de beste is.

Overzicht van de Inhuurprocessen

1. Plannen
2. Contracteren (mantelcontracten)
3. Opleiden
4. Werven
5. Selecteren
6. Contracteren – mangebonden contracten
7. Registreren
8. Urenregistratie
9. Afhandelen facturen / verrekening van kosten
10. Payrollen

Inkoop sourcingsmodel

Bij het uitbesteden van inhuurprocessen is het door de inlener gewenste Inleen Sourcing Model per inleensegment of functiegroep zeer relevant. De meeste MSP/ VMS ondersteunen maar een (1) sourcingsmodel. De meest ouderwetse (en bekendste) is het SDT model.  De MSP’ers zijn er op ingericht om dit erg efficiënt uit te voeren. Maar wat als dit model niet meer geschikt is om voldoende kwaliteit binnen te halen?

Wel of niet uitbesteden?
De afweging  om processen wel of niet extern te beleggen is moeilijk. Een kosten/baten analyse kan helpen. Echter zijn er meer aspecten waar een inlener op wil letten. Zijn een of meerdere inhuurprocessen onderdeel van de core business? Kan de inlener het niet zelf? Zijn bepaalde interne systemen verplicht? Zijn de competenties en capaciteit in huis? Et cetera. Kortom deze afweging verschilt per inlener.

Veel belangen in het spel
Veel partijen bieden zich tegenwoordig aan als MSP’er. Er is dan ook veel geld mee gemoeid / te verdienen. Voor inleners en leveranciers van personeel is het van belang dat er een eerlijk en goed speelveld wordt gecreëerd. Daarbij moet het uitgangspunt zijn; de juiste m/v op de juiste plaats en tijd tegen de juiste kosten.

Voor inleners is het daarom goed om te beseffen wat de achtergrond is van de organisatie die MSP / VMS diensten aanbiedt en of deze onafhankelijk is.  Het is overigens niet altijd van belang of een MSP / VMS leverancier onafhankelijk is. Wanneer een inlener al haar inleenkrachten betrekt bij deze MSP leverancier dan kan prima werken.

Van IT leverancier naar MSP voor externe inhuur

Diverse IT bedrijven hebben systemen gebouwd die de inhuurprocessen ondersteunen. Tegen een kleine vergoeding (opslag) per uur vullen zij ook de MSP rol in. Waarbij zij zelf ook ICT personeel kunnen leveren. Deze MSP’ers zijn dus niet onafhankelijk.

Van interne oplossing naar VMS
Vanuit de bankenwereld is een in huis ontwikkeld systeem op de markt gezet. Dit systeem is specifiek gericht op de inhuur van hoger kader inhuur en ZZP’ers. Voor bijvoorbeeld uitzendkrachten en technische inhuur is dit systeem minder geschikt. Deze VMS’er was onafhankelijk maar door overname van het systeem door een IT detacheerder, niet meer.

Van uitzendbureau naar MSP
Uitzendbureaus hebben zelf systemen ontwikkeld of kopen “onafhankelijke” systemen en proberen de eerste te zijn bij klanten om de MSP rol in te nemen (First mover advantage). Waarbij zij zelf ook uitzendkrachten leveren. Deze MSP’ers zijn dus niet onafhankelijk.

Onafhankelijke MSP’ers geven advies
Onafhankelijke MSP’ers adviseren vaak om een inhuurdesk in te richten en deze extern te beleggen omdat dit het beste past bij hun werkwijze en systeeminrichting. Deze MSP’ers zijn dus niet onafhankelijk in het advies dat ze geven met betrekking tot het organiseren van inleen. Dit geldt overigens ook voor het advies van bovenstaande MSP’ers.

Van E-procurement systeem naar VMS
E-procurement systemen met daarbij een inhuurmodule ondersteunen meestal het aanvraag en registratieproces waarbij aanvragen alleen naar de gecontracteerde raamcontract leveranciers worden verstuurd. Dit past het beste bij hun werkwijze omdat bijvoorbeeld potloden ook zo worden ingekocht. Een werkend systeem voor ZZP’ers hoef je dan als inlener niet te verwachten. Et cetera.

Labor Redimo is een volstrekt onafhankelijk adviesbureau dat organisaties en ondernemers-verenigingen uit de publieke en private sector helpt om hun werving van personeel (vast|flex) te optimaliseren. Wij adviseren en ondersteunen bij de implementatie van broker en/of MSP providers.