Flexibiliseren, maar wel in een keer goed!

/, Sourcingstrategie flex, Verhouding vast| flex/Flexibiliseren, maar wel in een keer goed!

Flexibiliseren, maar wel in een keer goed!

Flexibilisering wordt steeds belangrijker. Hoe kunnen bedrijven die flexpersoneel inlenen, de flexibele schil van hun bedrijf optimaal inrichten? Adviezen en tips die ook nuttig zijn voor intermediairs om kennis van te nemen.

Aan de slag met het strategisch HR-(inleen)beleid
Organisaties willen groeien, uitbesteden, anders concurreren, inspelen op sterkere marktfluctuaties, goed omgaan met productvariaties, kortere levertijden, etc. Om deze ambities te kunnen realiseren is het juiste personeel essentieel.

De arbeidsmarkt is aan het veranderen. De instroom van nieuw personeel op de arbeidsmarkt is aan het afnemen en de uitstroom (vergrijzing) neemt juist toe. Werknemers worden individualistischer, ze denken anders over de balans tussen werk en privé en switchen sneller van baan waardoor de doorstroom zal toenemen.

Deze trends zorgen ervoor dat het voor organisaties nog belangrijker wordt om (verder) te flexibiliseren. Organisaties die in staat zijn om flexibel in en uit te ademen, kunnen stabieler groeien en beter concurreren in steeds dynamischer markten met meer (buitenlandse) concurrentie. Daarnaast is het verder flexibiliseren een goed antwoord op de veranderende arbeidsmarkt en de vergrijzing

Bij inlenende organisaties hebben HR en inkoop (gezamenlijk!) een belangrijke rol in het faciliteren van de organisatie om de juiste flexibilisering / flexibele capaciteit te realiseren.
U als intermediair kunt hen daarbij helpen.

Uitdaging
Het is de uitdaging (voor HR en inkoop) om de ambitie van de organisatie te vertalen in een goed strategisch HR-(inleen)beleid en dit vervolgens te realiseren. In de praktijk blijkt zowel de vertaling van de ambitie, als de realisatie daarvan erg moeilijk. Onderstaand een eenvoudig stappenplan om te komen tot een strategisch HR-(inleen)beleid.

Stappenplan; van ambities naar een strategisch HR-(inleen)beleid
De uitkomst van de vertaling van de ambities van de organisatie naar een strategisch HR-(inleen)beleid is sterk organisatieafhankelijk. Een aantal basisstappen die organisaties kunnen zetten zijn wel te benoemen. Onderstaand een voorbeeldstappenplan waarbij uit is gegaan van gelijkblijvende kernactiviteiten.

1. Concretiseren van de ambitie en uitdagingen van de organisatie
– Een groeidoelstelling bijvoorbeeld vertalen in een concreet omzetgetal / fte
– Kortere levertijden vertalen in nieuwe (andere) functie-indelingen en eisen

2. Wat is / doet het huidige personeelsbestand?
– Welke mensen / functies zijn er nu aan het werk in de organisatie?

3. Hoeveel personeel is nodig om de ambitie te realiseren?
– Bepaal hoeveel medewerkers per functie (bij voorkeur per maand) in de afgelopen jaren werden ingezet om de in die jaren gerealiseerde omzetten te behalen. Aan de hand daarvan kunnen kengetallen per functie worden vastgesteld
– Met deze kengetallen kan de groeiambitie worden vertaald naar het benodigde personeelsbestand

4. Wat is de uitstroom in de komende jaren?
– Geplande uitstroom: bijvoorbeeld door pensionering (vergrijzing) of het aflopen van overeenkomsten van bepaalde tijd
– Ongeplande uitstroom; ieder jaar verlaat een deel van het personeel de organisatie ongepland en vaak ongewenst. Ervaringscijfers kunnen hiervoor een richting geven.
– Ziekte-uitval: Ook hiervoor kunnen ervaringscijfers een richting geven.

5. Bepalen van de delta’s
– Per functie(groep) kan worden bepaald hoeveel medewerkers aangetrokken moeten worden (of moeten afvloeien).

6. Hoe wordt de delta ingevuld? Met vast personeel of met ingeleend personeel?
– Met een specifieke functieanalyse kan worden bepaald of een functie zodanig strategisch (kernfuncties) is dat deze altijd door eigen personeel moet worden ingevuld of dat een functie dusdanig capaciteitsgedreven en variabel is dat deze bij voorkeur met extern personeel moet worden ingevuld.
– Ook met het vaste personeel kan door allerlei interne flexibilisering vaak een deel van de delta worden opgelost zoals urenbanken, overwerk, functionele flexibilisering, etc.

7. Aan de slag!
– In-, door- & uitstroom organiseren

Randvoorwaarde; kennis & inzicht
Om een doordacht en compleet Strategisch HR-(inleen)beleid op te kunnen stellen moet HR (en inkoop minimaal weten welk personeel er nu is (inclusief ingeleend personeel), welk personeel nu nodig is en welk personeel de komende vijf jaar benodigd is.
Aan dit inzicht ontbreekt het nog vaak bij HR en Inkoop. Een voorbeeld is dat de functies van de medewerkers wel bekend zijn maar dat HR (in de praktijk) niet weet wat deze medewerkers echt doen en/of betekenen voor de business. Op het gebied van extern personeel is het soms schrikbarend om te zien dat organisaties miljoenen uitgeven maar niet weten welke functies worden ingehuurd. Ook ontbreekt het aan kennis over de kosten van vast en flexibel personeel. Ongefundeerd worden uitspraken gedaan zoals “inhuur is veel duurder dan vast personeel” zonder te weten wat werkelijk het verschil in kosten is. Zonder deze kennis kunnen HR en inkoop niet beginnen aan het opstellen van een Strategisch HR-(inleen)beleid.

Randvoorwaarde; eerst intern aan de slag
Zoals bij het vertalen van de ambitie al blijkt, liggen de belangrijkste uitdagingen in eerste instantie binnen de organisatie. Deze stappen worden regelmatig overgeslagen waarbij de enige oplossing dan lijkt te zijn om (adhoc) meer uitzendkrachten / externen in te zetten. Dit wordt soms ook gevoed door intermediairs. Wanneer organisaties niet eerst intern aan de slag gaan, zien wij vaak dat inkoop reactief raamcontracten gaat afsluiten op basis van historische inkoopomzetten per segment en hierover geen overleg heeft met HR (recruitment) afdelingen. De instroom van personeel wordt dan gerealiseerd door twee volledig separate kanalen.

Valkuil
Organisaties die aan de slag willen met het Strategisch HR-(inleen)beleid gaan vaak eerst aan de slag met de processen en systemen. Men wil dan eerst controle krijgen over bijvoorbeeld administratieve processen en het structureel opstellen van HR stuur/kengetallen, etc. Hoewel dit nuttige activiteiten zijn, verdienen het Strategische HR-(inleen)beleid en de daaruit vloeiende acties prioriteit.

De komende jaren zal het Strategisch HR-(inleen)beleid steeds meer aandacht krijgen. De economische crisis gaat voorbij. Vergrijzing en krapte op de arbeidsmarkten dient zich straks aan. Organisaties zullen slimmer met personeel om moeten gaan om ambities en doelstellingen te behalen / te evenaren. Zeker is dat een grotere flexibele schil daarbij benodigd is. Kortom, het wordt een interessante tijd voor inlenende organisaties!

Door |2017-05-26T11:29:52+01:00november 3rd, 2010|Flexibilisering, Sourcingstrategie flex, Verhouding vast| flex|0 Reacties

About the Author:

Corné van der Linde is oprichter en partner bij Labor Redimo. Hij helpt organisaties met het bepalen van hun wervingsstrategie (v|f) en het selecteren en implementeren van hcm-systeemoplossingen voor recruitment en inhuur (vms, ats, lm, tm).

Geef een reactie