Bij inhuurproces optimalisatie zit de duivel in de details. Het lijkt zo eenvoudig. Toch komt het optimaliseren van inleenprocessen bij de inleners van personeel moeizaam van de grond. Het ontbrekende eigenaarschap van het inleenproces bij de inlener van personeel is daarvan een belangrijke oorzaak. Een andere oorzaak is dat IT, Inkoop en HRM vaak te makkelijk denken over het optimaliseren van inleenprocessen. Op detailniveau worden vaak verkeerde keuzes gemaakt met als gevolg onnodige kosten (of faalkosten). De inlener betaalt deels de rekening. Het andere deel betaalt de uitlener.

Wat kan er nu zo moeilijk zijn aan het beschrijven, analyseren en doorvoeren van verbeteringen voor de operationele inleenprocessen? Het is toch eenvoudig in beeld te brengen? (Zie figuur) Ook de schematische overzichten van de inleenprocessen van de SETU geven inleners het gevoel; is dit nou alles? Het goed en gedetailleerd beschrijven (en begrijpen) van de inleenprocessen is echter zeer essentieel. Zeker als de inlener de processen wil automatiseren.

Om dit aan te tonen, en u wellicht te overtuigen, geef ik twee voorbeelden:
1. Een uitlener krijgt een aanvraag. De uitlener dient per kandidaat alle gegevens in te leveren inclusief documenten zoals NAW, kopie ID, PES, BKR, certificaten, integriteit verklaringen, etc. Om een kandidaat te selecteren is een CV (en intake gesprek) bijna altijd voldoende. Onderstaand een versimpelde berekening van de kosten van dit voorbeeld (sigarenkist berekening):

  • kosten bij uitlener per kandidaat: alle documenten aanleveren: 5,80 Euro
    • 10 minuten * 35 Euro
  • Kosten bij uitlener indien alleen CV aangeleverd moet worden: 1,16 Euro
    • 2 minuten * 35 Euro
  • Kosten van inefficient ingericht proces bij aanleveren 5 kandidaten:
    • 18,50 Euro

2. Een tweede voorbeeld is dat de inlener inleenverplichtingen vooraf wil vastleggen. Een inlener (finance) wil graag weten welke kosten verwacht kunnen worden. Het gaat echter mis wanneer de verplichting ook de basis is voor afhandeling en betaling van de inleenfacturen. De verplichting moet vooraf worden ingeschat per uur- en onkostensoort. Vervolgens stuurt de uitlener een factuur. Maar stel nu, dat de inleenkracht veel heeft overgewerkt. Dan”matcht” de vooraf geregistreerde verplichting niet met de factuurwaarde (de overuren). De inlener moet dan de “afwijkende factuur” handmatig goedkeuren en/of de verplichting aanpassen. Gebeurt dit incidenteel dan zijn de faalkosten laag. De praktijk wijst echter uit dat wanneer inleners kiezen voor deze procesinrichting (en systeeminrichting) dat 30% tot 60% van de (wekelijkse of maandelijkse) inleenfacturen afwijken. De uitlener krijgt dan vaak te maken met betalingsachterstanden, lager werkkapitaal en hogere financieringskosten. Deze faalkosten bedragen voor de inlener minimaal 10 euro per factuur.

Het kan ook anders! Zo heeft Labor Redimo onlangs een inlener van personeel geadviseerd om te stoppen met het afsluiten (en ondertekenen) van deelovereenkomsten per inleenkracht. Het bevestigen van de gemaakte afspraken biedt voldoende zekerheid. Voorwaarde is dat deze procedure in een contract is vastgelegd.  Op deze manier wordt de administratieve last een stuk minder. Een andere inlener is geadviseerd om de Pre Employment Screening (PES) te beleggen bij gecontracteerde leveranciers. Voorwaarde is dat de inlener dan jaarlijks controleert of de intermediair de PES goed uitvoert en deze procedure en verantwoordelijkheid is vastgelegd.  Het uitgangspunt van Labor Redimo is om handelingen één keer uit te voeren en niet waarde toevoegende activiteiten te elimineren of te automatiseren. De inlener kan de bespaarde tijd goed gebruiken om meer aandacht te besteden aan het selecteren en inkopen van kwalitatief goed personeel.

Uitleners van personeel roep ik op om alert te zijn wanneer de inleners van personeel de processen willen optimaliseren. Denk mee en geef concrete voorbeelden van uw faalkosten wanneer de inlener kiest voor een “suboptimale” procesinrichting. Pas wel op voor een te intern gerichte blik. Neem als uitgangspunt de totale inhuurketen zodat u en de inlener samen de vruchten plukken.

Optimalisatie externe inhuur (inhuur externen)

Labor Redimo is een adviesbureau dat organisaties en ondernemers-verenigingen uit de publieke en private sector helpt om de inhuur van externen en werving van personeel te optimaliseren. Definitie van externe inhuur: het inzetten van mensen die 1) niet op jouw loonlijst staan en 2) onder jouw aansturing werken. Het betreft het ter beschikking stellen van medewerkers door een uitlener aan een inlener waarbij de inleenkracht onder leiding en toezicht van de inlener werkt terwijl deze op de loonlijst staat van de uitlener.