‘Gunnen op kwaliteit, daar verdien je uiteindelijk het meest mee’

/, Inkoopstrategie bureaus, Sourcingstrategie flex, Werving van personeel/‘Gunnen op kwaliteit, daar verdien je uiteindelijk het meest mee’

‘Gunnen op kwaliteit, daar verdien je uiteindelijk het meest mee’

Bemiddeling van personeel (officiële naam)

Raamovereenkomsten worden gegund op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding, de laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit of de laagste prijs. Siep Scherpel ziet tot haar genoegen dat aanbestedende diensten steeds vaker het lef hebben om de kwaliteit het zwaarst te laten wegen. Een goed voorbeeld hiervan is Tennet, de aanbesteding van brokerdiensten. De prijs was hierbij van ondergeschikt belang. Siep is overtuigd: “Gunnen op kwaliteit, daar verdien je uiteindelijk het meest mee.‘’

Alle (semi-) overheidsorganisaties moeten hun offertevragen via een aanbesteding kenbaar maken. Zodra de waarde van een opdracht boven een bepaald bedrag uitkomt, maakt de overheidsorganisatie de offertevraag openbaar om iedere aanbieder uit te nodigen op de opdracht in te schrijven.

De aanbestedingssystematiek is bedoeld om alle organisaties die de opdracht aankunnen een eerlijke kans te geven.

Meeste waarde

Hoe haal je als overheid nou het meeste waarde uit zo’n aanbesteding? Siep Scherpel begeleidde namens Labor Redimo vele aanbestedingen waar het gaat om inhuur van personeel. Voor uitzendbureaus, maar ook voor bemiddelaars in het zogenaamde professionals segment. Haar advies, kort gezegd: ‘Stel de kwaliteit voorop. Daar heb je als organisatie het langst plezier van.’

Beoordelen op kwaliteit

‘Als overheid geef je geld uit van iedereen’, zegt ze. ‘Die uitgaven moet je goed verantwoorden. Contracteren aan de hand van een aanbesteding kan dat mooi inzichtelijk maken. Maar soms zie je bij overheden dat het aanbesteden in een heel strak stramien is gegoten. Er wordt dan voor een uitsluitend procedurele aanpak gekozen. Wat aan de ene kant voor de hand ligt, alles moet immers volgens vaste regels. Bezwaren – die ook volgens een vaste procedure behandeld moeten worden – krijg je liever niet. Je zoekt een concrete manier om uit te leggen waarom een partij de opdracht gegund heeft gekregen. Onze aanpak wijkt daarin misschien wat af, door vooral de wensen in kaart te brengen, zegt Siep. ‘Welke dienstverlening wil je en welke dienstverlening past bij de organisatie. Wij stellen, met de organisatie, een passend en gedragen pakket aan eisen en wensen (PvE) samen waarmee het beoordelen op kwaliteit al concreter wordt. En beoordelen op kwaliteit levert op de lange termijn het meeste op.’

Liever geen konijn uit de hoge hoed

Het is plezierig als de eisen en wensen helder omschreven zijn, is Scherpels ervaring. ‘Het beoordelen wordt daardoor eenduidiger en je kunt een konijn uit de hoge hoed na de gunning en tijdens de implementatie voorkomen.’

Maar echt makkelijk is het zeker niet om aanbestedingen te gunnen op kwaliteit als het gaat om inhuur. Onderscheid op kwaliteit is vaak subjectief. ‘Maar met een passend en gedragen pakket van eisen en wensen wordt het wél mogelijk. De norm is immers gezamenlijk bepaald. Daarnaast moet je een eenduidige beoordelingssystematiek hebben. En als je vervolgens het proces van beoordelen goed begeleidt, kun je de beschreven kwaliteit goed en unaniem beoordelen.’

TarievenTool

Prijs is natuurlijk altijd een onderdeel, daar ontkom je niet aan. Labor Redimo gebruikt in aanbestedingen doorgaans de TarievenTool™. Voor uitzenden zijn de verschillen in de aangeboden tarieven vaak zó klein, dat het niet passend is om de prijs heel zwaar mee te laten wegen. ‘Voor professionals kun je nog een stap verder gaan. Door zelf richtlijntarieven op basis van het eigen salarishuis en arbeidsvoorwaarden aan te geven kun je je oordeel helemaal op kwaliteitsverschillen baseren.’

Het geheim

Het geheim van een goede aanbesteding ligt volgens Siep in de ontwerpfase. ‘Het proces is nauw omschreven en daarnaast heeft de organisatie meestal ook een aanbestedingsbeleid. Daar is niet zoveel aan te tornen. Dat beleid is er niet voor niets en zit eerlijk gezegd ook wel eens in de weg. Maar door vooraf de juiste mensen te betrekken bij het formuleren van de wensen en de wijze van toetsen kun je het verschil maken en zoveel mogelijk flexibiliteit creëren binnen het vastgelegde proces.’

Ook bij het maken van bepaalde keuzes en gedurende het aanbestedingsproces kan Labor Redimo helpen, vult ze aan. ‘Wij adviseren bijvoorbeeld altijd om een presentatieronde te houden voor de inschrijvers. Dat is natuurlijk ook aan regels gebonden, maar kan veel inzicht opleveren. Een inschrijver die op papier minder goed uit de verf komt, kan dan ineens toch een heel goede kandidaat blijken. En vice versa. Door een case voor te leggen kun je toetsen hoe een bureau omgaat met een concreet vraagstuk. Dat werkt ontzettend goed, dan zie je echt met wie je in zee gaat.’

Dat geeft niet alleen veel inzicht, maar het is ook nog eens heel leuk, is Scherpels persoonlijke ervaring. ‘Het hele procedurele gaat er – ondanks de strakke regels – in de presentatieronde een beetje af.’

Lichtheid

‘Een aanbesteding wordt meestal gezien als ingewikkeld en omslachtig. Maar ik probeer het persoonlijk altijd wel met enige lichtheid te benaderen. Natuurlijk, je moet je goed aan de vele spelregels en termijnen houden. Maar als je die eenmaal beheerst, liggen er juist vele kansen in het verschiet.’

About the Author:

Siep helpt organisaties met hun wervingstrategie, opstellen van tenderdocumenten, onderhandelingen, implementatie van contracten, contractmanagement en compensation & benefits.

Geef een reactie