Het is alweer een tijd geleden dat ik me gebogen heb over het fenomeen contractmanagement (zie ‘Contractmanagement in plaats van contractkater’). Maar soms loop je tegen bepaalde metaforen aan die te goed passen om niet verwoord te worden tot een column hieromtrent.

Het CBS heeft uitgerekend dat in 2013 meer dan 38% van de huwelijken strandden en werden verheven tot scheidingen. Sommigen op een ordentelijke en ‘gelukkige’ wijze en anderen in zogenaamde vechtscheidingen. Echter nagenoeg alle scheidingen beginnen op eenzelfde wijze. Ergens is er bij 1 der partijen niet langer de behoefte om zich te conformeren aan de voorwaarden zoals deze zijn verbonden aan het huwelijk. En ondanks dat er in het trouwboekje geen opzegtermijnen of expiratiedata zijn opgenomen bestaat er altijd de mogelijkheid om het ‘contract’ eenzijdig op te zeggen.

Vanwaar nu deze metafoor van trouwen in relatie (mooi gekozen) tot contractmanagement hoor ik u denken… Inmiddels heb ik ongemerkt en deels ongewild er een nieuwe specialiteit bij gekregen, althans ik heb er ervaring mee opgedaan. Bij mij thuis is namelijk het contract opgezegd, omdat we hebben verzaakt het contractmanagement goed in te richten. Dat betekent ook dat ik opnieuw mijn profiel aan moet gaan passen (mijn persoonlijke aanvraag tot offerte) en vervolgens ga publiceren op Tinder (zou dat een verbastering zijn van tenderen?) om zo te komen tot een nieuwe contractpartij (geliefde) voor de komende tijd met daarbij het risico om opnieuw te geraken in een fiasco…

Genoeg nu over mijn privé aangelegenheden, op verzoek schrijf ik graag een volledig boekwerk voor u waarin het wel en wee van mijn leven is beschreven.
Het hoeft immers helemaal niet zo te lopen als partijen zich goed blijven voelen bij het contract, bij de voorwaarden en bij elkaar. Maar dan moet er wel ‘gevochten’ worden voor de relatie en dienen beide partijen zich in te blijven zetten voor elkaar. En juist dat is wat er veelal misgaat nadat het contract is ondertekend.

Dat dit eigenlijk zonde is van alle energie en tijd die erin is gestopt is natuurlijk een understatement, dat dit tekort doet aan de opgebouwde relatie is zeker en dat dit voorkomen kan worden lijkt niet meer dan logisch. Maar hoe dan? En vooral, waarom gebeurt het dan toch?
De reden hiervoor is altijd terug te vinden in de activiteiten die men na de contractondertekening , of het ontbreken hiervan, nog ontplooit. Vaak is de ‘huwelijksnacht’ dermate zwaar geweest dat er even geen tijd, zin noch ruimte meer is om elkaar bij de les te houden. Opeens blijkt dat kleine misverstanden, zoals het niet correct doorvoeren van de nieuwe tarieven, leiden tot grote ruzies en wederzijds onbegrip. Afspraken die in eerste instantie in volste vertrouwen werden gemaakt en waarvan een ieder dacht dat dit duidelijk was leiden tot wantrouwen jegens elkaar omdat de interpretatie van beide partijen net iets anders is geweest. En dan hebben we het nog niet eens over het komen en gaan van contactpersonen die niet langer in de geest van het contract denken.

In de afgelopen jaren en zelfs maanden heb ik te vaak gezien dat net doorgevoerde contractafspraken alweer worden genegeerd. Zeker daar waar het gaat om de correcte tarifering schort er zo nu en dan wel het nodige aan. De vraag daarbij is echter hoe je dit in vredesnaam moet controleren en de achterliggende vraag; ‘we vertrouwen elkaar toch?’. Legitieme vragen uiteraard waarbij het wederzijds vertrouwen onontbeerlijk is in de samenwerking. Dat neemt echter niet weg dat je wel zult moeten blijven investeren in elkaar (in tijd, in gesprek en in innovatie) om ervoor te zorgen dat het contract blijft leven.

Echte onderzoeksresultaten ontbreken bij mij maar ik gok dat als men 15% van de tijd en energie die er is gestoken in de totstandkoming van het oorspronkelijke contract jaarlijks besteedt aan het contractmanagement, dit voldoende is om te spreken van ‘we vechten voor onze relatie’. En gelukkig is het in deze tak van sport iets duidelijker wat we verstaan onder het vechten voor de relatie. Kortweg zijn er 5 pijlers waar de contractmanagers van beide partijen zich op moeten richten:

• Contract management
Het continu up to date houden van het contract, doorvoeren van wijzigingen, checken op volledigheid, etc.
• Onderhoud tarieven
Checken op correcte invoering bij aanvang contract, tijdig informeren bij wijzigingen, behouden van transparantie, etc.
• Rapportages
Per kwartaal bespreken, inrichten op de situatie, gebruiken binnen de organisaties, etc.
• Steekproeven en audits
Elkaar scherp houden, overeenkomen van ambitieuze (kwaliteits)eisen naar elkaar, ontwikkeling van elkaars professionaliteit
• Service level agreements
Bijhouden van ontwikkelingen, doorvoeren van verbetervoorstellen, elkaar ‘beter’ willen maken, neerzetten van haalbare maar ambitieuze KPI’s, etc.

Eigenlijk stelt een goed huwelijk dus niet zoveel voor… Zolang het doel maar hetzelfde is, de medewerkers bij elkaar betrokken blijven en er een wederzijdse vertrouwen is, is er niets aan de hand.

In mijn geval; bij een volgende relatie ga ik het eens helemaal anders doen! Het bovenstaande rijtje is inmiddels toegevoegd aan mijn Tinderprofiel…