Tenderen en contractonderhandelingen… Eigenlijk zitten we er allemaal niet zo op te wachten, wat een drukte! Wat is er immers mis met de contracten die we ooit zijn aangegaan? Er is vast goed over nagedacht ten tijde van het afsluiten van deze contracten en zoveel kan er niet gewijzigd zijn, toch?

En toch loont het, net als bij het jaarlijks checken van de zorgverzekering of de energieleveranciers om even na te gaan of je nog wel zo blij bent of moet zijn met jouw huidige contracten…

Kosten van arbeid

Jaarlijks veranderen de kosten voor vast én ingeleend personeel. De stijging is meestal het gevolg van veranderende sociale premies en een stijging van de (cao-) lonen. En soms is er een wijziging van de regelgeving die zorgt voor een (extra) stijging.

Het is niemand ontgaan waarschijnlijk maar de afgelopen jaarwisseling was er sprake van een ingrijpende wetswijziging die zorgde voor een extra stijging. De uitzend-, en detacheringsbureaus grepen de invoering van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) collectief aan om hun tarieven te verhogen. En wat ooit begon als een jaarlijks terugkomend onderhandelingsritueel waar je altijd wel gezamenlijk uitkwam, werd dit jaar de relatie inlener en uitlener behoorlijk op de proef gesteld. De onderbouwing van de kostenstijging was: “wij kunnen er ook niets aan doen, het is een wetswijziging”. En dat was voor veel inleners wel een beetje te kort door de bocht en (terecht) twijfelachtig… En bij twijfel, doen! Ga de markt op, schrijf een marktverkenning en/of tender uit en daag de bureaus uit om met een beter verhaal te komen dan: “Den Haag heeft dit bedacht, wij vinden het ook vervelend”.

Nieuwe wet

Het is heel goed om af en toe eens te wisselen van bureau of je huidige bureau onder nieuwe voorwaarden te contracteren! En nu hebben we te maken met een nieuwe wet en daar passen frisse nieuwe ideeën bij. Nieuwe inzichten en vooral een frisse start; dat voelt toch beter dan een nieuw jaar met een nieuwe wet, maar met een gedateerde raamovereenkomst en dito (te hoge) tarieven.

Nieuwe raamovereenkomst

Bij een tender komt veel kijken. Neem er de tijd voor. Geen jaren, maar een grondige voorbereiding en inventarisatie gaat je zeker helpen in dit project. Na de juiste voorbereiding kun je de bureaus met een passende instructie aan het werk zetten en ga je zelf een rustigere periode in. Maar ook met een goede voorbereiding blijft het een klus die tijd vergt en die je niet alleen als HR- en/of Inkoopafdeling kunt klaren. Want een nieuwe raamovereenkomst is een mooi resultaat, maar een raamovereenkomst, die past bij de vraag van de organisatie en waar goed gebruik van wordt gemaakt door de business, is mooier en beter.

Hou zelf de touwtjes in handen

Als het gaat om geld uitgeven is het van belang te weten waaraan. Als het gaat om véél geld uitgeven zoals bij inhuur meestal het geval is, is het superbelangrijk. Daarbij kent het inhuren van personeel ook behoorlijk wat verplichtingen vanuit wet en regelgeving. Hou dus om die twee redenen altijd de regie. Dit doe je door goed te weten wat jullie als organisatie nodig hebben en door zelf te bepalen hoe je het wil toetsen en monitoren. Een (concept) raamovereenkomst waarin een goede set aan voorwaarden staat helpt tijdens de tender. Door structureel contractmanagement hou je vervolgens gedurende de contractperiode de touwtjes in handen.

Tender

Breng voor de tender alle inhuur in kaart, ook de inhuur die niet via de bestaande raamovereenkomsten loopt. Inhuur die niet volgens de afgesproken procedure wordt ingezet is er niet voor niets. Probeer erachter te komen waarom die olifantenpaadjes* zijn ontstaan. Dit is een klus, die je alleen samen met de inhurende managers kunt klaren. En door samen het onderzoek te starten en een projectgroep te vormen, creëer je direct het benodigde draagvlak voor een nieuw contract.

Vervolgens is het belangrijk om te weten wat jullie als organisatie de markt willen vragen en hoeveel. Om hoeveel uren gaat het? Wat moet het bureau oplossen? En waarom?

Zodra je een beeld hebt van hoeveel je inhuurt en bij welke bureaus, kun je ook bedenken welke dienstverlening jouw organisatie gaat helpen. Hoe wil je het organiseren? Wie zorgt voor een toegangspas en wie doet de rondleiding? Bepaal zo samen met de collega’s die veel gebruik maken van de diensten van de bureaus wat het beste past bij jullie organisatie. En kies aan de hand van de gewenste dienstverlening de tariefstrategie.

Wanneer je weet wat je wilt, of liever wat jullie als organisatie willen, kun je de planning en de tenderdocumenten definitief maken. Samen met de projectgroep maak je de keuze welke procedure je wilt hanteren: Wil je de bureaus alleen een schriftelijke uitdaging geven of nodig je ze ook uit voor een presentatie. Kortom, wat geeft je het beste beeld van wat of wie je soms letterlijk in huis haalt.

Verfrissend

Voor ons is dit natuurlijk allemaal makkelijk gezegd. En wij realiseren ons heel goed dat hoe meer we opschrijven, hoe lastiger het wordt om überhaupt de stap te zetten een tender te starten. Nu is het niet de bedoeling een afschrikwekkend beeld te schetsen, integendeel! We willen met dit artikel júist bereiken dat je de tender gaat starten. Het is namelijk echt verfrissend als de bureaus weer even moeten nadenken over hun positie. Het is verfrissend om eens een nieuw geluid te horen van een bureau dat je nog niet kent. Bureaus te spreken die fris aan de start verschijnen, met frisse moed, maar ook met nieuwe energie, passende en inventieve ideeën en een goed aanbod in de achterzak. Jij hebt immers een mooie opdracht te vergeven!

Hulp

Een goede tender levert je altijd iets op. Wij doen dit vaak, meerdere keren per jaar en al een heel aantal jaren achter elkaar. En wij doen het graag, dat is ook belangrijk! We kunnen je helpen op de voorgrond, op de achtergrond of alleen met onze formats. Dus eigenlijk is er geen reden om niet te starten. Daarom: bij twijfel, doen!

*) Olifantenpaadjes zijn het bewijs dat mensen zich niet laten dwingen in openbare ruimten. Prachtig aangelegde trottoirs, verkeersveilige versperringen en idyllisch georganiseerde voetgangersgebieden worden met nuchter inzicht vermeden. Zo ontstaan er nieuwe routes die maar één doel dienen: de kortste weg van A naar B vinden.

Over de auteurs

Siep Scherpel en Arjen Veenstra hebben samen ruim 40 jaar ervaring in de flex-branche.  Zij zijn gespecialiseerd in het ontwerpen van de inkoopstrategie, RfP trajecten en implementatie van contractmanagement.