Dat werkt niet

Verhitte inhuurdesk
Recent werd Labor Redimo uitgenodigd door een inlener van personeel met een probleem. Aan tafel zaten gefrustreerde inhuurdesk medewerkers en een manager met een rood hoofd. Ze vertelden over data-inconsistenties, klagende leveranciers en stapels niet-matchende inleenfacturen. De emoties liepen hoog op. Wat was er gebeurd? De inlener had een paar maanden geleden een ERP-systeem geïmplementeerd. De inhuurdesk medewerkers moesten ingeleend personeel voortaan op dezelfde manier inkopen en bestellen als materialen en diensten. Het administratieve purchase-to-pay-proces voor potloden bleek in de praktijk niet geschikt te zijn voor ingeleend personeel.

“Managen” van de inkoopspend
Veel organisaties sluiten raamcontracten af voor o.a. de inleen van personeel. De organisatie gaat vervolgens sturen op het gebruik van deze contracten. Een eenduidig inkoop en bestelproces moet daarbij helpen. De ambitie is om de totale inkoopomzet te “managen”. Problemen ontstaan wanneer het administratieve purchase-to-pay-proces van ingeleend personeel op dezelfde manier  wordt ingericht (proces en systeem) als die van materialen en diensten. Het overtuigen van de directie, inkoop en IT dat inleenprocessen echt anders zijn, is niet eenvoudig. Het moeilijke is dat op een hoog abstractieniveau het inleenproces hetzelfde is als dat van potloden: specificeren, bestellen, ontvangen (prestatie verklaring), factuur matchen en betalen. De duivel zit echter in de details. En hier wil de directie, inkoop en/of IT niet altijd naar luisteren.

Faalkosten
De gevolgen van een “potloodproces” voor de inkoop van personeel zijn hoge beheerskosten. Labor Redimo noem dit faalkosten. Wat gaat er fout? De inlener van personeel (inhuurdeskmedewerker) maakt bij elke inzet een inkoopopdracht aan in het ERP-systeem zoals SAP, Ariba, etc. Leveranciers van personeel dienen het bestelnummer op de factuur te vermelden. En dan gaat het fout:

  • Tariefswijzigingen leiden tot een nieuwe inkoopopdracht (halverwege de week)
  • Er zijn te weinig uren opgevoerd in de inkoopopdracht
  • De verschillende uursoorten (o.a. overwerk) zijn niet aangemaakt in de inkoopopdracht
  • Onkostensoorten zoals reiskosten zijn niet opgenomen in de inkoopopdracht
  • Leveranciers moeten inkoopopdrachten (contracten) bevestigen in het ERP systeem van (en in eigen systeem met als gevolg data-inconsistenties)
  • Leveranciers moeten meerdere facturen sturen omdat de inleenkracht voor meerdere projecten en/of afdelingen werkt (inkoopopdracht is gekoppeld aan 1 afdeling of project)
  • Tarieven kunnen niet goed in de tijd worden bijgehouden
  • Geen inzicht meer in de wijzigingen per ingeleende medewerker (inkoopopdrachten zijn gekoppeld aan de leverancier)
  • Handmatig goedkeuren van facturen door budgethouders
  • Etc

Leveranciers krijgen de facturen te laat betaald en extra administratieve handelingen. De inlener heeft zeer hoge beheerskosten en gefrustreerde medewerkers.

Aan de slag
Om de purchase-to-pay-processen goed in te richten zal inkoop samen met HR, Finance en IT samen goed moeten kijken naar de verschillen in het purchase-to-pay-proces van personeel versus materialen en diensten. Wanneer de inleenprocessen en benodigde IT ondersteuning is beschreven, kan gezamenlijk worden gekeken of het bestaande ERP systeem geschikt is. Wanneer dit niet het geval is, moet een afweging gemaakt moeten worden of het systeem aanpast kan worden en/of een extern (onafhankelijk) systeem noodzakelijk is. Belangrijk uitgangspunt is de totale inleenketen. Het alleen naar beneden duwen van de kosten in de inleenketen werkt niet. Uiteindelijk komen deze altijd weer in de keten omhoog.

Systeem van leverancier
Sommige leveranciers hebben goede systemen die het purchase-to-pay-proces ook kunnen ondersteunen. Dit is vaak geen optie.
Willen uw leveranciers in het systeem van een concullega werken?