Meer structuur en een efficiënter inhuurproces bij Provincie Overijssel voor inhuurdesk en leveranciers.

.

Over Provincie Overijssel

Overijssel is een prachtige provincie om te wonen, te werken en te recreëren. Met elkaar maken we Overijssel iedere dag leefbaarder, mooier, veiliger en beter bereikbaar. De provincie werkt samen met gemeenten, waterschappen, het Rijk, ondernemers en maatschappelijke instanties. Bij de provincie Overijssel werken zo’n 750 ambtenaren die ervoor zorgen dat het beleid van de provincie wordt uitgevoerd.

Externe inhuur

Provincie Overijssel huurt jaarlijks voor een bedrag van ca. 40 miljoen euro aan externe professionals in. Provincie Overijssel heeft in 2013 middels een Europese Aanbesteding drie brokers gecontracteerd en is een interne inhuurdesk ingericht.

Uitdagingen

De inhuurdesk was net ingericht en de drie nieuwe brokers waren net gecontracteerd. Er was te weinig structuur in het proces en op de afdeling. Men twijfelde of het inhuurproces efficiënt en effectief was ingericht. Provincie Overijssel kon niet onderbouwen hoeveel FTE als bezetting benodigd op de inhuurdesk.

Opdracht

• Onderbouw de benodigde bezetting
• Identificeer procesverbeteringen
• Prioriteer procesverbeteringen
• Adviseer t.a.v. de benodigde bezetting
• Implementeer het advies

Doelstelling

• Meer structuur in proces, activiteiten en rollen
• Meer structuur op afdeling
• Efficiënter inhuurproces

Resultaat

• Duidelijkheid over de benodigde bezetting op basis waarvan vervolgbesluiten zijn genomen.
• Herverdeling van taken die belegd waren bij de inhuurdesk en inkoop
• Onderlinge herverdeling van taken op de inhuurdesk
• Verbeterde procesinrichting, meer rust en duidelijkheid bij de inhuurdeskmedewerkers
• Inzicht in de workload, verbeterde managementrapportages

.

.